L’entretien professionnel dans la fonction publique territoriale

L’entretien professionnel s’inscrit dans un contexte de modernisation de la Fonction Publique et est impulsé dans la Fonction Publique Territoriale par la loi relative à la mobilité.

La loi a permis aux autorités territoriales, à titre expérimental, d’apprécier la valeur professionnelle au seul moyen de l’entretien professionnel pour les années 2010, 2011 et 2012. Suite à la prolongation de son expérimentation en 2013 et 2014, l’entretien professionnel remplace définitivement la notation.

Depuis le 1er janvier 2015, l’appréciation de la valeur professionnelle se fonde donc sur l’entretien professionnel qui s’applique directement sans qu’une délibération soit nécessaire. Les fonctionnaires ne sont plus notés.

Ainsi, le décret n° 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux et le décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 concernant l’expérimentation de l’entretien professionnel sont abrogés à compter du 1er janvier 2016. Au même titre, l’article 76-1 de la loi n° 84-53 a été abrogé au 1er janvier 2015.

Définition :

« L’entretien professionnel est un moment d’échange et de dialogue entre l’agent et sa hiérarchie permettant d’établir et d’apprécier rétrospectivement la valeur professionnelle du fonctionnaire évalué ». Circulaire IOCB1021299C du 06.08.2010.

A retenir :

L’entretien professionnel se substitue au dispositif d’évaluation et de notation.

Points communs avec l’entretien d’évaluation :

• C’est un moment d’échange;
• Il a des finalités de gestion administrative;

Points nouveaux par rapport à l’entretien d’évaluation :

• Il n’y a plus de notation;
• Il a pour objectif de renforcer la compétence de chacun et il inclut l’entretien de formation;
• Cet entretien débouche sur une appréciation de la valeur professionnelle de l’agent à partir d’éléments concrets;
• Il est matérialisé par un compte rendu (acte administratif juridiquement opposable et susceptible de recours).

• L’entretien professionnel est annuel :

La date de l’entretien doit être fixée par le supérieur hiérarchique direct afin, notamment, d’être compatible avec les dates prévisibles des commissions administratives paritaires (CAP) dont relève l’agent évalué.

• L’entretien est individuel :

Par conséquent, seuls le supérieur hiérarchique direct et l’agent évalué peuvent y participer. Le supérieur hiérarchique direct ne peut pas être accompagné de l’autorité territoriale, de son adjoint ou d’un autre supérieur hiérarchique.
De même, l’agent ne peut pas demander à être assisté d’un représentant syndical ou d’une autre personne de son choix. L’entretien professionnel ne s’inscrit pas dans le cadre d’une procédure disciplinaire ou d’une mesure prise en considération de la personne pour lesquelles l’agent pourrait faire valoir les droits de la défense.

NB : La notion de « supérieur hiérarchique direct » est fonctionnelle et indépendante de l’appartenance à un grade. Il est tenu de conduire l’entretien même s’il détient un grade identique ou inférieur à celui de l’agent évalué. Le supérieur hiérarchique direct est celui qui organise le travail et contrôle l’activité de l’agent. CAA Nantes 12NT03296 du 06.06.2014.

• Les agents concernés :

L’entretien professionnel concerne les fonctionnaires territoriaux appartenant à un cadre d’emplois ou emploi doté d’un statut particulier. Article 1 - Décret 2014-1526 du 16.12.2014.

Sont exclus du dispositif de l’entretien professionnel : Les fonctionnaires stagiaires. Ils doivent faire l’objet d’une évaluation en vue de leur titularisation ou non. Et les agents de droit privé.

L’entretien professionnel est logiquement soumis à une condition de présence effective du fonctionnaire, ainsi, peuvent être exclus de la procédure annuelle d’entretien, sous réserve de l’appréciation du chef de service, les agents en congé de maladie ordinaire pour plusieurs mois consécutifs, de longue maladie ou longue durée, déchargés totalement de service pour mandat syndical ou encore exclus disciplinairement pour une longue période.

Situations particulières pour :

- Le fonctionnaire à temps non complet;

- Le fonctionnaire mis à disposition;

- Le fonctionnaire détaché;

- Le fonctionnaire déchargé d’activité de service;

- Le fonctionnaire muté en cours d’année;

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à contacter, via le blog, Stéphanie ou Christophe qui sont en charge des questions juridiques en lien avec le statut. Ces derniers vous renseigneront plus en détails.

• La fiche de poste :

Elle doit être remise au fonctionnaire avec la convocation à l’entretien. Article 6 2° - Décret 2014-1526 du 16.12.2014

La mise en place de l’entretien professionnel nécessite qu’à chaque emploi de la collectivité corresponde une fiche de poste. Elle constitue un repère pour l’agent et une base pour la définition des objectifs fixés lors de l’entretien professionnel. Elle décrit le poste de manière objective sans tenir compte de l’agent occupant le poste. Elle sert à identifier à la fois : le rôle et les fonctions de l’agent, son positionnement, ainsi que les besoins du service.

• Les critères d’évaluation : Décret 2014-1526 du 16.12.2014

Chaque collectivité fixe des critères à partir desquels la valeur professionnelle des fonctionnaires est appréciée. Ils sont fixés par l’autorité territoriale après avis du Comité technique.

• Les résultats professionnels obtenus par l'agent et la réalisation des objectifs;
• Les compétences professionnelles et techniques;
• Les qualités relationnelles;
• La capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur;

• Le compte rendu de l’entretien professionnel :

Des fiches d’entretien professionnel doivent être établies afin de guider l’entretien professionnel et d’avoir une base pour le compte rendu ainsi qu’une grille de lecture uniformisée dans la collectivité. Article 6 - Décret 2014-1526 du 16.12.2014.

A retenir :

L’entretien professionnel donne lieu à un compte rendu écrit établi par le supérieur hiérarchique direct. Les principaux thèmes à aborder lors de l’entretien sont précisés dans le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 :
- Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève;

- Les objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service;

- La manière de servir du fonctionnaire;

- Les acquis de son expérience professionnelle;

- Le cas échéant, ses capacités d'encadrement;

- Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et à son projet professionnel ainsi que l'accomplissement de ses formations obligatoires;

- Les perspectives d'évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité. Comme la fiche de poste, la fiche d’entretien professionnel doit être jointe à la convocation de l’agent à l’entretien.

Avant :

La convocation est adressée à l’agent, 8 jours au moins avant l’entretien, par le supérieur hiérarchique direct. Ce délai leur permet à tous deux de préparer des éléments utiles à une discussion constructive. Le non-respect du délai d’envoi de la convocation rendrait la procédure d’entretien professionnel irrégulière. Article 6 1° - Décret 2014-1526 du 16.12.2014 / TA de Cergy-pontoise 1109173 du 12.05.2014.

Il convient donc de demander à l’agent d’attester du respect du délai de convocation, par exemple en la lui remettant contre signature d’un récépissé.

Pendant :

Un agent qui refuse de participer à un entretien professionnel peut être mis en demeure de se
présenter à une date fixée par le supérieur hiérarchique direct. Ce courrier de mise en demeure informe l’agent des conséquences prévisibles en cas de nouvelle non-présentation de sa part. Le supérieur hiérarchique direct renseigne alors unilatéralement le compte-rendu en y consignant le refus de l’agent et le lui notifie. Par ailleurs, une sanction disciplinaire peut être envisagée pour manquement de l’agent à l’obligation d’obéissance hiérarchique. ATTENTION!

Après :

Le supérieur hiérarchique direct ne doit en aucun cas prendre en compte des critères qui s’avèrent étrangers à l’appréciation des mérites de l’agent, par exemple des convictions personnelles. CE 23276 et 23277 du 16.06.1982 / M. et Mme C.

Ainsi, ne peut pas être pris en considération :

- Le fait que l’agent ait subi ou refusé de subir des agissements discriminatoires en raison de ses opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses, de son origine, de son orientation sexuelle, de son âge, de son patronyme, de son état de santé, de son apparence physique, de son handicap ou de son appartenance ou non appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie ou une race, en raison de son sexe, ou bien qu’il ait subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement sexuel ou moral ;

- Le fait qu’il ait formulé un recours auprès d’un supérieur hiérarchique ou engagé une action de justice visant à faire respecter ses droits ;

- Ou bien le fait qu’il ait témoigné d’agissements discriminatoires ou de harcèlement sexuel ou moral, ou qu’il les ait relatés.
Articles 6, 6 bis, 6 ter et 6 quinquies - Loi 83-634 du 13.07.1983 / TA Nouvelle-Calédonie 06281 du 26.07.2007 / Mme H.;

- L’administration ne peut pas faire référence aux répercussions des activités syndicales de l’agent exercées dans le respect des autorisations accordées. CAA Marseille 01MA01678 du 10.05.2005 / M. L. / CAA Marseille 12MA02071 du 04.02.2014;

- L’administration ne peut pas non plus prendre en compte les absences pour maladie d’un agent dans son évaluation. CAA Bordeaux 95BX00498 du 01.12.1997 / CA de Reims n°10-01827 du 15.06.2011;

- Le fait de se référer à la situation personnelle ou familiale d’un agent féminin pour établir son évaluation a été considéré comme une discrimination fondée sur la situation de famille et le sexe. Délibération de la HALDE 2007-72 du 12.03.2007.

L’administration ne pouvait pas motiver une baisse de note pour manque d’assiduité alors que l’agent avait bénéficié de congés justifiés et autorisés. Délibération de la HALDE 2007-50 du 05.03.2007.

- L’administration ne peut pas se baser uniquement sur des faits ayant conduit à une sanction disciplinaire infligée en début d’année pour l’évaluation de l’année entière. Cependant, la note peut prendre en compte des faits intervenus à la fin de l’année précédente. CAA Nancy 97NC01205 du 26.09.2002 / Centre hospitalier de Hoerdt / CE 36965 du 05.11.1984 / M. F.

• Les suites du compte rendu :

Dans un délai maximum de 15 jours à compter de l’entretien, le compte rendu, signé par le supérieur hiérarchique direct, est notifié au fonctionnaire qui le complète, le cas échéant, de ses
observations. Celles-ci doivent porter sur les thèmes évoqués lors de l’entretien ou sur la conduite de ce dernier. Article 6 4°- Décret 2014-1526 du 16.12.201. Sous réserve de l’appréciation du juge, le non-respect de ce délai constituerait une faute de nature à engager la responsabilité de la collectivité, qui pourrait conduire au versement de dommages-intérêts si l’agent justifie d’un préjudice.

Le décret précise que l’agent doit signer le compte rendu pour attester qu’il en a pris connaissance, ce qui ne présume pas de son accord. L’agent qui signe le compte rendu d’entretien peut contester les commentaires de son supérieur hiérarchique direct par le biais d’un recours. La signature de l’agent a pour seule conséquence de faire courir les délais de recours.

Dans le cas où l’agent ne veut pas signer, une mention en ce sens peut être apposée par le supérieur hiérarchique direct et cette mention tient lieu de notification. CE 147358 du 21.02.1996 / M.B : L'absence de signature n'entraîne pas une irrégularité de la communication dans la mesure où cette absence est imputable à l'agent.

L’agent doit ensuite renvoyer le compte rendu signé à son supérieur hiérarchique direct (et non
pas au service des ressources humaines).

Le compte rendu est ensuite visé par l’autorité territoriale.

A retenir :

Le suivi de l’entretien :

- Notification à l’agent dans les 15 jours maximum suivant la date de l’entretien avec mention des voies et délais de recours;
- Le compte rendu de l’entretien professionnel est un acte administratif, juridiquement opposable et susceptible de recours. Il doit impérativement porter mention des voies et délais de recours. Il doit comporter les noms, prénom et qualité de l’autorité signataire. Article 4 - Loi 2000-321 du 12.04.2000 / CAA Versailles 05VE01549 du 08.11.2007 / Mme B.

LES RECOURS :

L’entretien professionnel qui sert à évaluer la valeur professionnelle va avoir des conséquences sur la carrière de l’agent au niveau de :

• L’avancement d’échelon;
• L’avancement de grade et la promotion interne;
• Le régime indemnitaire

C'est pourquoi en cas de litiges, désaccords, non respect de la procédure, sanction déguisée, il existe des RECOURS :

- 1ère étape : Demande de révision auprès de l’autorité territoriale;

- 2ème étape : Demande de révision auprès de la commission administrative paritaire;

- 3ème étape : Les recours de droit commun "Le recours gracieux" / "Le recours contentieux

Si vous êtes concerné par un type de RECOURS et que vous souhaitez être conseillé, et/ou assisté, n'hésitez pas à contacter notre Organisation Syndicale Représentative "FO TERRITORIAUX de la Haute-Loire". Stéphanie (06 81 13 57 95) ou Christophe (06 17 82 07 37) qui sont en charge des questions juridiques en lien avec le statut vous guideront pour les démarches.